På leting etter de riktige oppgavene

Se mulighetene

Flere etatsledere som er intervjuet i undersøkelsen, savner diskusjoner om strategiske utviklingsbehov og mer interesse for etatens planer for fornyelse og innovasjon. En etatsleder sier:

«En inngang er det administrative og driftsfokuserte perspektivet: Gjør man tingene riktig? Men den strategiske dialogen er det viktigste redskapet for omstilling: Gjør vi de riktige tingene?»

En annen etatsleder mener departementene bør se muligheter i større reformer. «Mål- og resultatstyring kan være konserverende om den innrettes mot driftsparametere. Disse parameterne kan komme under press i omstillingsperioder. Departementet må innse at omstilling koster noe og kan gi midlertidig nedgang på måltallene.»

Dette poenget understrekes ytterligere ved at Difi-rapporten henviser til Digitaliseringsrådet, som har gått gjennom mer enn 30 statlige digitaliseringsprosjekter. Rådet mener departementene i for liten grad etterlyser fornyelse, samordning og gevinstrealisering. Digitaliseringsrådet mener departementene skal oppmuntre virksomhetene til å fornye seg, og gi dem nødvendig handlingsrom til å løse oppgaven.

Profesjonaliserer

Samtidig viser Difi-undersøkelsen at stadig «flere departementer profesjonaliserer styringen i den forstand at sentrale styringsenheter spiller en mer sentral rolle vis a vis fagavdelingen enn de har gjort tidligere».

Utgangspunkt for hvordan et departement styrer de underliggende etatene, har vært sektorprinsippet. Fagavdelingene i departementene har hatt ansvar for sine underliggende enheter mens en enhet i administrasjonsavdelingen gjerne har koordinert og gitt råd til fagavdelingene.

Ifølge undersøkelsen varierer organisering og praktisering av styringsdialogen både mellom departementene og innad i departementene. Forklaringen som informantene gir, er at departementene, virksomhetene og den sektor de inngår i, er ulike. «Styringen må derfor tilpasses egenart, risiko og vesentlighet», heter det.

Fag vs. styring

Men nå utfordres modellen hvor fagstyring dominerer over den styringsfaglige innsikten. Forklaringen er behovet for mer kompetanse om styring av en etat og innsikt i hvordan det er å lede en slik virksomhet. Difi-rapporten siterer en leder for en styringsseksjon i et departement som sier:

«Det er behov for mer styringskompetanse i etatsstyringen. Det burde ha vært gjort mer for å standardisere indikatorer for måloppnåelse og for at risikobilde, rapportering og styringsdialog henger sammen...»

Flere modeller for en mer profesjonell etatsstyring prøves nå ut. Finansdepartementet har opprettet en sentral enhet som eier alle prosesser og dokumenter. Fagavdelingene skal gi innspill til denne enheten. Samtidig har fagavdelingene ansvar for den faglige styringen av etatene. Det gjør at etatene har en linje både til fagavdelingen og til etatsstyringsenheten.

Arbeids- og sosialdepartementet har gjort noe lignende og opprettet en avdeling for budsjett- og etatstyring. Den har ansvar for Arbeids- og velferdsetaten og for Trygderetten, mens fagavdelingene har ansvar for de øvrige etatene. Kunnskapsdepartementet har opprettet det som kalles et knutepunkt for etatsstyring. Den skal bidra til økt kvalitet i sektor- og etatsstyringen, og har ansvar for å utarbeide det som kalles policy-dokumenter for andre fellesdokumenter som gjelder etatsstyringen.

Rapporten trekker fram at Digitaliseringsrådet etterlyser krav til fornyelse fra departementenes side. Foto: Difi.

Bedre balanse

Difi-rapporten beskriver dette som modeller «der poenget synes å være å profesjonalisere og styrke etatsstyringen og å få en bedre balanse mellom – og utnytting av – sektorfaglig og styringsfaglig kompetanse». Difi oppfatter at dette betyr at etatsstyringen prioriteres, og at en sentral enhet lettere vil «kunne utnytte erfaringer med å fremme omstilling i en etat til å fremme omstilling i de andre etatene».

Samtidig refereres det til en fokusgruppe for etatsstyring som ble opprettet i forbindelse med undersøkelsen. Den samlet medarbeidere med ansvar for etatsstyring i ulike departementer. Der stod sektorkunnskapen sterkt, og det ble «understreket at for å være en god partner i omstilling kreves det god kunnskap om de sektorfaglige spørsmålene. Dessuten vurderte de etatsstyring som en av de viktigste oppgavene for fagavdelingene».

Kilde: Difi: Departementene i førersetet for omstilling? Et samarbeidsprosjekt med DFØ. Difi rapport 2019:3

Difi-direktøren: – Departementene for defensive

– Departementene mangler ofte et systematisk kunnskapsgrunnlag for å identifisere omstillingsbehov og -muligheter. Vi mener de ofte er for defensive når det gjelder å fremme omstilling, sier Difi-direktør Steffen Sutorius.

Departementene er ofte for defensive når det gjelder å fremme omstilling, sier Difi-direktør Steffen Sutorius. Foto: Difi.

Han etterlyser departementer som tar en mer aktiv rolle overfor statsråden for å fremme omstillingsinitiativ. Han synes også departementene i sterkere grad kan utfordre underliggende etater. – Det er også en hindring at omstillingsinitiativ på tvers av departementsområdene ikke får tilstrekkelig drahjelp fra sentralt hold.

– Hva overrasket dere mest i kartleggingen?

– Vi ble positivt overrasket over at informantene våre var så samstemte om at det ikke gjøres nok for å løse de store samordningsutfordringene. Blant annet tok sentrale departementsledere til orde for sterkere virkemidler for å øke mobiliteten på tvers. De ville for eksempel stille større krav til om erfaring fra andre departementsområder når nye ledere ble rekruttert. De vil også ha obligatoriske hospiteringsordninger for utvalgte grupper.

– Sitter departementene fast i en kultur som dyrker forvaltning og ikke omstilling?

– Vi har ikke grunnlag for å generalisere i så sterke ordelag. Men vårt inntrykk er at forsiktighetskulturen motvirker at departementene kan sette seg i førersetet for omstilling. At det er en forsiktighetskultur, er for øvrig forståelig gitt de rammebetingelser som embetsverket opplever. Blant annet at dag til dag-betjeningen av statsråden trumfer mer langsiktige omstillingsinitiativ.

– Hvordan tror dere forslagene blir mottatt?

– Vi håper at departementene vil kjenne igjen det bildet vi har tegnet, og at forslagene vil vekke interesse og diskusjon, sier Sutorius.