Oppgrader til nyeste versjon av Internet eksplorer for best mulig visning av siden. Klikk her for for å skjule denne meldingen
Ikke pålogget
{{session.user.firstName}} {{session.user.lastName}}
Du har tilgang til Idunn gjennom , & {{sessionPartyGroup.name}}

Den krevende åpenheten

  • Side: 25-27
  • Publisert på Idunn: 2015-09-23
  • Publisert: 2015-09-23

Åpenheten i offentlige etater settes på prøve av grundige journalistiske undersøkelser og leverandører som vil sjekke konkurrenter. Slike krav om innsyn tar veldig mye tid, mens den vanlige behandlingen av dokumentinnsyn ikke er noe problem.

 

Fire av etatene som har klaget mest på at arbeidet med offentlig innsyn er en tidstyv, har ingen problemer med den vanlige håndteringen av innsyn. Det er de store, granskende prosjektene til journalister og leverandører som tar tid; journalister som vil granske etatens handlinger over et langt tidsrom, og leverandører som vil studere konkurrentenes tilbud i forbindelse med offentlige innkjøp.

Blant de institusjonene som har klaget på at innsynskrav etter offentlighetsloven utgjør en tidstyv er Forsvarsbygg, Lånekassen, Statsbygg og Fylkesmannen i Vestfold. De har alle pekt på de store arbeidsmengdene som en årsak til at de klager. De mener delvis at innsynsmulighetene blir misbrukt eller overbrukt, og delvis at arbeidet med innsyn går ut over kjerneoppgavene deres. Først og fremst er det de store prosjektene som får etatene til å reagere.

Dette er prosjekter som går spesielt grundig til verks, for eksempel ved at journalister gransker Statsbyggs og Forsvarsbyggs kontrakter med entreprenører, slik Aftenposten gjorde i fjor. Avisen ba om innsyn i alle avtaler mellom disse etatene og en rekke entreprenører i løpet av en femårsperiode. Aftenpostens undersøkelser avdekket at «kriminelle aktører har pusset opp Skattedirektoratet, Forsvarsdepartementet, Holmenkollen, skoler og en rekke andre offentlige bygg».1

Dokumenter fra 14 år

I tillegg til Aftenpostens undersøkelse av kriminelle entreprenører har Statsbygg erfaring med et annet undersøkende journalist-prosjekt det siste året, hvor NRK Brennpunkt undersøkte Kvalitetssikringssystemet for store investeringsprosjekter. Dette er et system som omfatter alle offentlige investeringsprosjekter på over 750 millioner kroner. Brennpunkt-redaksjonen ba først Finansdepartementet om en oversikt over alle slike prosjekter siden 2000, altså i løpet av 14 år. Og det fikk de. Finansdepartementet brukte et månedsverk på å fremskaffe alle dokumentene redaksjonen ba om.

I Statsbygg ba journalistene om innsyn i avsluttede prosjekter, og også her ble det brukt om lag en måned på å skaffe det journalistene ba om. Og enda en måned. I sin rapport om prosjektet skriver journalistene:

«I Statsbygg får vi etter en måned en liste over avsluttede prosjekt, men der mangler årstall. Vi er avhengige av kostnader knyttet til årstall for å kunne indeksregulere beløpene. Etter nok en måned og flere purringer kommer også dette på plass.»2

På generelt grunnlag forklarer Statsbyggs kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim deres hovedproblem:

– Retten til å kreve store mengder uspesifiserbar dokumentasjon bidrar til upresise henvendelser og til unødvendig ressursbruk, skriver Aschim til Stat & Styring.

Informasjonsflom: Det er ikke offentlighetsloven eller innsynsretten som er Statsbyggs problem, forklarer kommunikasjonsdirektør Hege Njaa Aschim. Det er retten til å kreve store mengder uspesifiserbar dokumentasjon. Foto: Statsbygg/Mette Randem

– Dette betyr at det ikke er loven eller innsynsretten i seg selv som utgjør et problem, men at det ligger en mulighet i lovverket som medfører at enkelte, både journalister, forskere/studenter og andre privatpersoner ber om så pass store mengder nokså udefinerte dokumenter at det å følge opp henvendelsene krever store ressurser både fra vårt arkivs side, og den ansvarlige saksbehandlers side og kommunikasjonsavdelingens side. Både for å finne ut av hvilke dokumenter det egentlig er bedt om, så finne dem frem og så gjennomgå alle for å sikre at dette er dokumenter som kan gis ut (inneholder de leieforhold, sikkerhetsspørsmål, konkurranseforhold mv.) og så sørge for at dette kan gjøres elektronisk (enkelte dokumenter må scannes eventuelt pga. alder eller av formathensyn – for eksempel tegninger). Ofte viser det seg at det likevel ikke er behov for all dokumentasjonen det er spurt etter.

Kontrollbehov?

Forsvarsbygg har som de andre etatene forståelse for at innsyn i forvaltningen er viktig for demokratiet.

– Utfordringen vår er at mengden innsynsbegjæringer, og kompleksiteten i dem, i perioder har ført til uforholdsmessig høy tidsbruk, skriver pressesjef Arver Rosland og nevner et konkret eksempel:

– Krav om innsyn i alle regnskapstransaksjoner med bilag på en rekke konti for de siste 5 år. Dette er en stor manuell jobb som krever mange dagers arbeid med mange involverte.

Slike erfaringer har også Lånekassen. De har ikke så mange innsynssaker, men de sakene som kommer inn er store, og dreier seg om dokumenter som samlet kan være på over 1000 sider. Å vurdere hvilke deler av dokumentene som det kan gis innsyn i er ressurskrevende. Det er stort sett leverandørenes innsyn i f.eks. IT-anskaffelser som er arbeidskrevende.

– For Lånekassen ligger arbeidsbyrden i å behandle innsynskrav relatert til anskaffelsesprosesser, skriver rådgiver Cathrine Schlotterbeck i en epost til Stat & Styring. – Her begjæres det ofte innsyn i leverandørers tilbud. Disse er ofte svært omfattende og har som hovedregel et innhold som ikke kan gis ut i sin helhet. Dette krever at den som skal behandle begjæringen må vurdere hvorvidt det fremkommer informasjon i dokumentet som det for leverandøren er viktig at ikke blir delt med konkurrenter i markedet (forvaltningslovens § 13).

Personvernhensyn

Fylkesmannen i Vestfold har meldt innsyn som en tidstyv, først og fremst på grunn av mengden og kompleksiteten i de vanlige innsynsbegjæringene.

– Antallet innsynsbegjæringer har vokst kraftig de senere år. Dette har sammenheng med innføringen av elektronisk postjournal i 2010. Antallet begjæringer i 2009 var 157, mens det i 2014 hadde steget til 1092.

– De fleste begjæringene er knyttet til saker som er unntatt offentlighet, hvorav de fleste er på helse/sosial-områdene og berører enkeltpersoner. Veksten i innsynsbegjæringer er ikke kompensert i form av økte bevilgninger.

– Behandlingen av slike begjæringer utløser et omfattende arbeid med å sladde, skriver assisterende fylkesmann Bernt Lasse Berggreen. – Fallhøyden i forhold til feil er stor. Det betyr at det må gjøres en nitidig gjennomlesing av alle dokumenter knyttet til saken, og flere medarbeidere er involvert i kvalitetssikringen. Deretter må det skrives vedtak i saken.

Blant typiske innsynssaker til Fylkesmannen er f.eks. vedtak om bruk av tvang på sykehjem, eksempelvis låst avdelingsdør.

Åpenhet versus kjerneoppgaver

Halvparten av disse etatene mener at det går ut over kjerneoppgavene til virksomheten. Dette er situasjonen i Forsvarsbygg:

– Utfordringen er at sentrale prosjektledere og andre nøkkelpersoner i perioder bruker så mye tid på å behandle innsynsbegjæringer at det går ut over fremdriften i kjerneoppgavene de skal løse for Forsvaret.

Hos Fylkesmannen i Vestfold går antall innsynsbegjæringer først og fremst ut over saksbehandlingstiden i andre saker, som blir lengre.

I Statsbygg er situasjonen annerledes:

– Vi greier selvsagt å gjøre våre primæroppgaver selv om vi følger opp lover, som offentlighetsloven, blant mange andre lover som gjelder for vår administrasjon.

Heller ikke i Lånekassen går innsynsbegjæringer ut over primæroppgavene, fordi saksbehandler ikke håndterer innsyn.

Offentlighetsloven evalueres Offentlighetsloven er for tiden under evaluering. Det er konsulentselskapet Oxford Research som gjennomfører evalueringen, som skal være ferdig i desember. Den mest sentrale problemstillingen i evalueringen er om det blir gitt mer innsyn etter at loven ble innført i 2008 enn før. Ifølge mandatet for evaluatorene er det spesielt viktig at evalueringen kartlegger omfanget av innsyn i organinterne dokument, og dokument innhentet utenfra for internt bruk. En annen sentral problemstilling er hvor mye ressurser som går med til å oppfylle kravene i loven for de organene som loven gjelder for. Evalueringen skal også undersøke bruken av Offentlig elektronisk postjournal, OEP. Her er det ressursbruken som skal undersøkes, og i hvilken grad innsyn blir krevd gjennom denne tjenesten. Evaluatorene skal ikke undersøke hvordan brukerne opplever denne tjenesten.

Forskere studerer mediepåvirkningen

En gruppe forskere ved Institutt for samfunnsforskning og Universitetet i Oslo skal undersøke hvordan mediene påvirker offentlig sektor. MIPS (Media impact in the public service sector) er et toårig prosjekt finansiert av Norges forskningsråd. Påvirker arbeidssituasjonen? Hovedformålet er å undersøke om, og hvordan, mediene påvirker offentlig sektor, både den konkrete arbeidssituasjonen og de ansattes holdninger. Forskerne vil både se på departementer, direktorater og tilsyn. I første omgang skal det sendes ut en elektronisk spørreundersøkelse til de ansatte. – Vi ønsker å se nærmere på om verdier og beslutningshensyn varierer mellom ulike departementer, sier to av forskerne i prosjektet, Kristoffer Kolltveit og Rune Karlsen. Formidling tar mer tid – Man snakker veldig ofte om at departementene har blitt rendyrket som sekretariater for politisk ledelse, hvor politikkformidling tar stadig mer tid, kanskje på bekostning av politikkutvikling. En omfattende spørreundersøkelse til samtlige departements- og direktoratsansatte vil gi oss en unik mulighet til å undersøke noen av disse utviklingstrendene mer detaljert. Tidligere statsvitenskapelig forskning har vist en stabilitet i hvilke beslutningshensyn som blir vektlagt, men med enkelte variasjoner mellom departement og direktorat. Kanskje er det også slik at ulik eksponering for mediepress påvirker verdier og beslutningshensyn i forvaltningen. For eksempel kan man i enkelte «medieutsatte» departementer legge mer vekt på hvordan statsråden fremstår i mediene osv. Her har forskningen hittil ikke kommet så langt, og vi gleder oss til at resultatene begynner å strømme inn.

Referanser

Einar Haakaas mfl.: Grå økonomi. SKUP metoderapport 2014

Synnøve Bakke m fl.: Kvalitetssikret etter alle statens regler. SKUP metoderapport 2014

1Haakaas 2014
2Bakke 2014

Idunn bruker informasjonskapsler (cookies). Ved å fortsette å bruke nettsiden godtar du dette. Klikk her for mer informasjon