Oppgrader til nyeste versjon av Internet eksplorer for best mulig visning av siden. Klikk her for for å skjule denne meldingen
Ikke pålogget
{{session.user.firstName}} {{session.user.lastName}}
Du har tilgang til Idunn gjennom , & {{sessionPartyGroup.name}}

Styringsverktøyet som endret politikulturen

Seniorrådgiver, Oslo politidistrikt

Seniorrådgiver, Oslo politidistrikt

  • Side: 14-16
  • Publisert på Idunn: 2015-03-25
  • Publisert: 2015-03-25

Mål- og resultatstyringen i offentlig sektor blir ofte kritisert, og mange mener at det blir for mye av det. Våre erfaringer fra de seks siste årene gjør at vi har den motsatte opplevelsen. Dette igjen har bidratt til å ufarliggjøre målstyring som ledelsesverktøy.

 

Unknown

Gjennom våre gode resultater har vi sett klare sammenhenger mellom ressursbruk og måloppnåelse og hvilke tiltak som har størst effekt. Dette har gitt oss et godt grunnlag til å se nærmere på vår produktivitet og om den er effektiv nok i forhold til kvaliteten på vårt arbeid. Dette understøtter Regjeringens avbyråkratiserings- og effektivitetsreform.

For å lykkes med virksomhetsstyring er dette det viktigste:

  • All mål- og resultatstyring handler om å ta publikum på alvor.

  • Korte og konsise strategier som understøttes av et overkommelig antall måleindikatorer.

  • Få effektive og reelle tiltak som de ansatte identifiserer seg med for å nå målene.

  • Løpende resultatoppfølging der lederne går foran som rollemodeller.

Vi beskriver her noe av det mål- og resultatstyrte arbeidet politiet i Oslo har gjennomført for å forebygge og bekjempe vinningskriminaliteten fra 2008 til 2014. Oslo politidistrikt har i dag ca. 2700 ansatte.

Oslo politidistrikt har benyttet et nasjonalt IKT-system, Politiets styringsverktøy (PSV), systematisk siden 2009. Etter mye løpende bruk og videreutvikling har vi i dag fått et verktøy som oppfyller alle kravene som er gitt i Reglement for økonomistyring i staten. Politidistriktet rapporterer fra 2014 alle overordnede mål, resultater, risikovurderinger og økonomi i PSV.

Den kjente økonomen John M. Keynes har sagt: «It´s better to be roughly right than precisely wrong». Dette har vært en klok tilnærming som vi har brukt kontinuerlig i vår prosess når vi har vurdert nøyaktigheten knyttet til resultater og måloppnåelse.

PSV har endret kulturen og holdningene til virksomhetsstyring, sakte men sikkert. Oslo politidistrikt har erfart at det ikke er styringsverktøyet eller målbildet som har vært begrensingen i politiet, men hvordan politikulturen har valgt å bruke det.

Kultur og ledelse

I 2006 ble Politiets styringsverktøy presentert for etaten. Verktøyet ble utledet av arbeidet som ble besluttet gjennomført i nevnte statsbudsjett. Hovedhensikten med verktøyet var å forenkle virksomhetsstyringen i politietaten.

22. juli-kommisjonen kom med en skarp kritikk av etatens kultur og ledelse, ett år etter terrorangrepene i regjeringskvartalet og på Utøya. Virksomhetsstyring handler nettopp om kultur og ledelse.

I slutten av 2008 begynte vi arbeidet med å implementere PSV. Vi oppdaget et system som hadde alle muligheter til å bli et velfungerende rammeverk for helhetlig virksomhetsstyring i politiet. Det som overrasket oss var at potensialet for bruk av systemet ikke var utnyttet.

I Oslo politidistrikt var det ingen metodisk måte å skille virksomhetsplanen, disponeringsskrivet og den strategiske planen fra hverandre helt frem til 2009. De tre dokumentene hadde nesten identisk innhold, men forskjellige forsider. Dokumentene bar preg av å være personavhengige, uoverkommelig lange, uten mulighet til å sammenligne resultater og trekke lærdom i forhold til hva man burde endre for å bli bedre.

Det var konsekvensløst å forholde seg passivt til disse dokumentene. Det viktigste syntes å være at man hadde rapportene, ikke at innholdet gav mening og reell styring. For oslopolitiet var det en viktig beslutning som ble tatt i 2010, da den strategiske planen ble kuttet fra 30 sider til fem kulepunkter på ett ark.

Den strategiske planen gikk fra å være død til å bli et reelt virkemiddel for å nå de underliggende målene, en prioritering av det prioriterte som alle forsto betydningen av. Vinningskriminalitet sto for over 60 % av forbrytelsene i Oslo. Det ble derfor naturlig å ha vinningskriminalitet som ett av de fem, langsiktige, strategiske målene. I tillegg implementerte politidistriktet en lederplattform i begynnelsen av 2011. I dokumentet stilte politimesteren fire krav til sine ledere; helhetsorientert, lojal, positiv og modig.

Disse fire kravene utfordrer politikultur og ledelse, fordi de betinger at en først og fremst må endre seg selv.

Politiet har endret holdninger til hvordan tiltak som skal settes inn mot kriminalitet styres. Dette bildet er fra et ran i en gullsmedbutikk i 2011. Foto: Oslo politidistrikt/Flickr

Manglende dokumentasjon

Boliginnbruddene i Oslo gikk rett i været i 2008 og 2009. Antallet boliginnbrudd økte med nesten 1000 saker i denne perioden. Dette kunne ikke fortsette. Noe måtte gjøres.

Boliginnbrudd ødelegger trygghetsfølelsen for de som rammes og i verste fall velger enkelte å flytte til ny bolig. Distriktet gjennomførte en revisjon i januar 2009 på tre politistasjoner. Hensikten var å få en oversikt over hvor mange av innbruddene som ble åstedsundersøkt av politiet. Resultatet var nedslående. Oslo politidistrikt kunne ikke dokumentere hvor mange boliginnbrudd de rykket ut til. I tillegg var oppklaringsprosenten under 6 %. Det ble derfor besluttet at PSV skulle måle antall boliginnbrudd og oppklaringsprosent automatisk.

Vinningsavsnittet ble en realitet på Majorstua politistasjon i 2009.

– Vi bruker nå oppklaringsprosenten som rent forebyggende informasjon mot aktuelle, kriminelle miljøer. Det er god forebygging å fortelle dem når det er nesten 60 % sannsynlighet for at vi oppklarer innbruddet, sier leder for Vinnings- og etterretningsavsnittet på Majorstua, Stig Vasbø.

Oslo politidistrikt har opplevd inntil to uker på rad uten boliginnbrudd. Siden april har alle månedene i 2014 hatt det laveste antallet boliginnbrudd de siste fem årene. Politidistriktet har for tiden under ett boliginnbrudd per døgn.

Lommetyveriene steg voldsomt i 2012, og vi passerte den tyske hovedstaden Berlin i antallet saker. Oslo politidistrikt hadde sett økningen av lommetyverier gjennom hele 2011. Høsten 2012 ble det opprettet en egen gruppe for lommetyverier på Sentrum politistasjon.

Erfaringene vi hadde fra bekjempelse av boliginnbrudd gav oss solid kompetanseoverføring og bevissthet rundt hva vi måtte målstyre for å forbedre oss. Lommetyverigruppen benyttet PSV til å måle antallet lommetyverier fortløpende. På denne måten fikk vi tatt publikum på alvor raskt og effektivt.

– Oslo politidistrikt har siden innsatsen ble etablert hatt inntil 25 personer i varetekt for lommetyverier. Før 2012 var det kun unntaksvis at lommetyver ble pågrepet og varetektsfengslet. I dag er dette hovedregelen, sier leder for lommetyverigruppa, Roar Kvassheim. Reduksjonen av saker har vært formidabel fra 2013 til 2014. Nedgangen har vært så stor at vi nesten har hatt problemer med å ta det innover oss. Siden august 2014 har ikke distriktet hatt lavere månedsresultater (større fravær av saker) de siste fem årene.

Å endre kultur tar tid

I 2009 og 2010 var det mange møter på våre fem politistasjoner hver eneste uke. Vår opplevelse fra disse møtene, var at det manglet både vilje og evne hos flere til å endre innstilling til virksomhetsstyringen.

Vår erfaring fra virksomhetsplanlegging før 2009 var at det ble avholdt et svært hyggelig todagers-seminar, med en god middag i midten. Vi lagde et produkt, i word og excel, som ble statisk og derfor ofte endte i skrivebordsskuffen.

Med PSV har kulturen og holdningene til virksomhetsstyring endret seg, sakte men sikkert. Oslo politidistrikt vurderer fortløpende om tiltak gir ønsket effekt, og om dette fører til måloppnåelse. Dokumentasjonen er kvaliteten i styringsverktøyet og gir distriktet forløpende informasjon om hvorvidt vi er kunnskapsstyrte og proaktive. Dette bidrar til et permanent fokus på læring og forbedring, og gir oss et godt grunnlag for evaluering av tiltak.

Ran er svært alvorlig vinningskriminalitet, og høsten 2013 opplevde hovedstaden en økning i antallet personran. Dette skapte mange overskrifter om ransbølge i media, både i aviser og nyhetssendinger på TV. Oppmerksomhet rundt denne kriminalitetstypen skapte utrygghet i befolkningen. Ett år tidligere var Oslo politidistrikt allerede i gang med resultatmålinger av ran i PSV. Før den registrerte økningen var et faktum var det allerede besluttet at Grønland politistasjon skulle ha en egen gruppe som var ansvarlig for å se alle personran under ett. Akkurat slik distriktet hadde gjort med boliginnbrudd og lommetyverier. Ransgruppa var en realitet før den negative utviklingen startet. Det å være proaktiv har sjelden vært bedre praktisert i distriktet.

Nedgangen i antallet ran kom umiddelbart. Siden april har alle månedene i 2014 hatt det laveste antallet ran de siste fem årene med klar margin.

Virksomhetens egenart må tas på alvor, det hjelper ikke å adoptere andre virksomheters styringsmodeller og verktøy, hvis de ikke tilpasses politiets egenart. Politidirektoratet har lagt til rette for dette gjennom PSV. Verktøyet ivaretar etatens behov for mål- og resultatstyring, risikostyring og økonomistyring på et strategisk nivå. Informasjonen i verktøyet er tilgjengelig for alle politidistrikter i den hensikt at det skal være full åpenhet om resultater og at man skal kunne sammenligne dem. Dette er også helt i tråd med hva Riksrevisjonen ønsker at statsforvaltningen skal legge til rette for.

Krever mot i politikulturen

All mål- og resultatstyring i politiet bør handle om å ta publikum på alvor. Det er opp til politiets ledere å benytte det styringsverktøyet man har til rådighet. Full bruk av et styringsverktøy krever mot i politikulturen, fordi det kan være vondt å avdekke at vi ikke er så kunnskapsstyrte som vi skulle ønske til enhver tid.

«Verktøyet er ikke godt nok slik det fungerer nå. Vi må måle noe annet. Mange måleindikatorer mangler». Disse påstandene møtte vi flere ganger fra flere ansatte på ulike nivåer de første årene. Vi tok disse på alvor, og vi mener at det viktigste slaget om aktiv bruk av verktøyet handlet om dette. For å imøtekomme alle påstandene (motstanden) om endring valgte vi å fokusere på at målbildet ikke ble opplevd som godt nok, men at vi gjennom å bruke det ville få en større forståelse for hva vi egentlig burde måle. Lederne aksepterte at det ville være enklere å få endringer i verktøyet hvis dette ble bygd på dokumentert erfaring fra bruk (empiri) og ikke synsing.

I ettertid har vi sett at kravet om nye indikatorer mer eller mindre er fraværende. Kan det være at aktiv bruk av målbildet har medført en annen opplevelse av hva mål- og resultatstyring faktisk er? Vi tror at frykten for å prestere dårlig har medført at flere ledere har følt på at det til tider kan være en ubehagelig sannhet å dokumentere at det man gjennomfører av tiltak ikke har hatt den forventede effekten. Oslo politidistrikt har erfart at det er ikke er styringsverktøyet eller målbildet som har vært begrensingen i politiet, men hvordan politikulturen har valgt å bruke det.

«Politiets indikatorer måler kun kvantitet, ikke kvalitet.» Dette hørte vi stadig vekk de første årene. Det interessante i en slik uttalelse er at man ikke ser gullgruven etaten har når det gjelder omfanget i antallet straffesaker som er registrert. Kvantitet og kvalitet gir best mening når de brukes sammen. Vi mener at fravær av kriminalitet handler like mye om kvalitet som kvantitet.

Eksempler på dette kan være oppklaringsprosent (kvalitet) sett i forhold til antall boliginnbrudd (kvantitet). Oslo politidistrikt har bidratt til å øke oppklaringen og straffenivået på våre tre prioriterte vinningstyper. Færre saker inn (antall boliginnbrudd) gir rom for økt kvalitet ut (flere oppklarte saker).

Dokumenterte sammenhenger

Innsatsen for å forebygge og bekjempe vinningskriminalitet har vært en stor suksess, den største i PSV.

– En av de største utfordringene i politikulturen vår er at vi ikke har evnet å se vår egen suksess, ta inn over oss og være stolte av hva vi har fått til sammen, sier politimester Hans Sverre Sjøvold.

Vinningskriminaliteten har gått ned med flere tusen forhold etter at politidistriktet etablerte egne avsnitt og grupper for å bekjempe boliginnbrudd, lommetyveri og ran. Vi kan i dag dokumentere en direkte sammenheng mellom mål, resultater, effektvurderte tiltak og økonomi på dette feltet.

– Oslo politidistrikt har løftet vinningskriminalitet opp til å bli et statusområde å jobbe med. Vi har klart å endre kultur og holdninger til dette i fellesskap. Vi har dokumentert at vi er avhengige av hverandre for å lykkes, sier visepolitimester Roger Andresen.

Tidligere reiste oslopolitiet til våre utenlandske kolleger for å få kunnskap om bekjempelse av vinningskriminalitet. Nå kommer de til oss for å se hva vi gjør.

Idunn bruker informasjonskapsler (cookies). Ved å fortsette å bruke nettsiden godtar du dette. Klikk her for mer informasjon