Selv om det finnes mange profesjonelle og dyktige aktører på offentlige anskaffelser på innkjøpssiden og i kommunikasjonsbransjen, er det fortsatt for mange aktører på begge sider som har et klart forbedringspotensial.

Illustrasjonsfoto.

Det offentlige er de siste årene blitt en stadig større innkjøper av kommunikasjonstjenester. Vi forventer at denne utviklingen vil fortsette i årene som kommer. De offentlige innkjøpene av denne type tjenester er sannsynligvis i 100-millionersklassen hvert år.

I og med at dette er et forholdsvis nytt fenomen i Norge, har mange offentlige innkjøpere liten erfaring med å kjøpe denne type tjenester. Det medfører at innkjøpsprosessene og resultatene av disse i mange tilfeller ikke er så gode som de burde være – verken for staten som kunde eller for kommunikasjonsbransjen som leverandør. Samtidig har heller ikke kommunikasjonsbransjen vært god nok til å håndtere utviklingen med et økende antall offentlige anbudskonkurranser.

På denne bakgrunn har Norske Informasjonsrådgivere (NIR) igangsatt et eget prosjekt med formål å profesjonalisere og forbedre de offentlige anbudsprosessene på kommunikasjonsområdet. NIR ønsker gjennom dette prosjektet å bidra til at det offentlige får enda mer igjen for pengene når de kjøper kommunikasjonstjenester. Det er også et mål at disse prosessene skal bli mer rettferdige og mindre tidkrevende for kommunikasjonsbyråene.

De offentlige anbudsprosessene oppleves av kommunikasjonsbransjen ofte som ikke reelle og/eller profesjonelle nok. Selv om utviklingen definitivt går i riktig retning, er det fortsatt for mange eksempler på prosesser som kunne ha vært gjennomført på en mye bedre måte -både av de offentlige innkjøperne og av kommunikasjonsbransjen.

Mange av anbudsprosessene preges i dag av at det er de samme krav til innkjøp av skruer og muttere som til innkjøp av strategiske kommunikasjonstjenester. Fordi innkjøperne kan være usikre og redde for å gjøre feil, pøser de på med krav i stedet for å forenkle og gjøre prosessene lettere. Disse unødig omfattende innkjøpsprosessene/ kravspesifikasjonene er samfunnsmessig ineffektive for innkjøpere og leverandører.

Det oppleves jevnlig at anbudsprosessene ikke er reelle. I disse tilfellene ønsker kunden egentlig å fortsette med den leverandøren som de har, men de ser seg «tvunget» til å utlyse kontrakten igjen.

De statlige innkjøperne har tradisjonelt vært veldig prisfokuserte, uansett hvilke varer og tjenester som skal kjøpes inn. Vi har imidlertid her sett en positiv trend hvor flere innkjøpere nå i større grad vektlegger kvalitet/ kompetanse i tildelingen. Dette syntes vi er flott og eksempler til etterfølgelse, da innkjøpene oftest er svært kompetanserelatert. I mange anbudsprosesser føler vi imidlertid fortsatt at fokuset på pris er for sterkt i forhold til kravene til kompetanse og kvalitet. Sammenligningsgrunnlaget som danner grunnlaget for de offentlige prisvurderingene, er også ofte uriktig. Resultatet blir at det offentlige, på grunn av prisfokuset og et uriktig sammenligningsgrunnlag, får dårligere kvalitet på de tjenester som leveres. Resultatene blir dermed også dårligere enn de burde være.

Ved ytterligere å profesjonalisere og forbedre disse prosessene, vil det offentlige kunne få mye bedre resultater av sine kommunikasjonsinnkjøp. Rent konkret mener vi at blant annet følgende bør gjøres:

      På bakgrunn av NIRs prosjekt, gjøres nå blant annet følgende:

      • Det utvikles en egen veileder for innkjøp av kommunikasjonstjenester.

      • Det planlegges interne seminarer for medlemsbyråene for å kunne profesjonalisere og forbedre deres arbeid med offentlige anbud. Det er igangsatt en dialog med NHO og Abelia for å kunne ta felles initiativ overfor de offentlige innkjøperne.

      • Det planlegges initiativ overfor de store, statlige innkjøperne for å få til en dialog om profesjonalisering av anbudsprosessene.

      • Det er opprettet dialog med DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) om det samme.

      • Det planlegges kontakt med NIRs søsterorganisasjoner i andre land for å få oversikt over hva de gjør på dette området.