Igennem de senere år har der i Danmark været g jort en stor indsats for afbureaukratisering, skriver direktør for den danske Økonomistyrelsen, Charlotte Münter, i forbindelse med SSØ-konferansen 2011.

Som et led i en samlet kvalitetsreform af den offentlige sektor igangsatte regeringen i 2008 et generelt afbureaukratiseringsprogram, og i januar 2009 lancerede Finansministeriet planen ”Enkel administration i staten” med fokus på ministeriets egne regler. Planen indeholdt 30 forenklingsinitiativer med mere end 70 konkrete administrative lettelser i form af færre og bedre regler, mere smidig sagsbehandling og klar kommunikation i statslig økonomi-, personale- og ejendomsadministration. Planen havde dermed til formål at sikre, at økonomi- og personaleadministrative medarbejdere i staten ikke bruger tid på unødig administration.

Parallelt hermed forberedte man i staten en centralisering af administrative processer og en standardisering af systemer, processer og metoder.

Pointen med den parallelle indsats for afbureaukratisering og centralisering/ standardisering er at frigøre ressourcer til analyser og strategisk styring ved at standardisere og effektivisere standardprocesser og –systemer.

På baggrund af en omfattende analyse, hvor alle ministerier var involveret, besluttede regeringen i 2008 at etablere to administrative servicecentre – ØSC (løn og bogholderi) og Statens IT - på tværs af ministerierne. Servicecentrene har til formål at fremtidssikre ministeriernes administrative funktioner ved at:

  • Sikre volumen og storskalafordele

  • Understøtte en mere ensartet administration på tværs og anvendelse af bedste praksis.

  • Fremme digitaliseringen af det administrative område

  • Sikre det fornødne ledelsesmæssige fokus

Samlingen af statens it-drift i Statens IT fandt sted ved i første omgang at sammenlægge de seks mest modne it-fællesskaber under Finansministeriet. Øvrige ministerier skal overgå til Statens IT senest i 2012.

I Økonomiservicecentret (ØSC) i Økonomistyrelsen under Finansministeriet samlede vi ansvaret for administrative løn- og regnskabsopgaver for størsteparten af statens institutioner. ØSC blev implementeret i perioden 2008-2010. Formålet var at effektivisere gennem stordrift. Analyser viste imidlertid yderligere potentiale ved også at standardisere IT-understøttelsen af administrative processer i statens institutioner og gennemføre procesoptimeringer såvel i ØSC som i forhold til de administrative systemer. Hidtil havde statens institutioner i stort omfang anvendt ERP-systemet Navision Stat. Systemet var institutionernes eget og fandtes derfor i et utal af varianter, tilpasset opgaveløs- ningen i den enkelte institution. Analyser viste, at det var ineffektivt – at der ville være et stort potentiale i at nedbringe antallet af varianter af Navision Stat. Og at der ville være et yderligere stort potentiale i at indføre supplerende standardsystemer til at effektivisere og digitalisere de arbejdsgange, der tidligere var håndholdte. Systemimplementeringerne blev samlet i den såkaldte firkløverimplementering – så kaldet, fordi der er tale om en samtidig implementering af fire økonomiadministrative systemer.

Konkret opgraderer vi alle de statslige institutioner, der indgår i ØSC, til én fælles Navision Stat. Samtidig implementerer vi et fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak, et rejseafregningssystem, RejsUd, og et lokalt datavarehus, ØS LDV. Det er en historisk stor systemimplementering, som også kræver meget af de enkelte institutioner. De skal dels deltage i implementeringen, dels tilpasse deres arbejdsgange. Men gevinsten er også stor. Efter implementeringen har vi i størstedelen af staten:

  • Én standardiseret systemløsning bestående af fire standardsystemer

  • Standardiserede økonomiadministrative processer

  • Større gennemskuelighed og bedre muligheder for mobilitet på tværs

  • Et fælles administrativt center i form af ØSC.

Tilsvarende arbejder vi i Økonomistyrelsen med bedre sys- temunderstøttelse af løn- og personaleområdet. Vi er i gang med en modernisering af det fællesstatslige lønsystem, herunder etablering af en brugervenlig grænseflade til systemet, ligesom vi har etableret et fællesstatsligt rekrutteringssystem, et fællesstatsligt kompetencesystem og formentlig vil etablere et fællesstatsligt personaleadministrativt system inden for de næste par år. Sidstnævnte vil lukke et stort hul i den digitale understøttelse af personalefunktionerne.

Internt i Økonomistyrelsen har vi samtidig arbejdet med centralisering og standardisering af admi- nistrationen af statslige tilskuds-, låne- og garantiordninger samt af diverse pensions- og forsikringsordninger i Finansservicecentret (FSC).

Og effektiviseringsbestræbelserne fortsætter. Så sent som 20. januar 2011 skete der en større omlægning på Finansministeriets område, da man samlede ØSC, FSC og Finansministeriets eget koncernfælles Center for personaleadministration i en ny styrelse, Statens Administration. Den resterende del af Økonomistyrelsen får med omlægningen et klart fokus på at skabe de bedst mulige rammer for en stadig mere effektiv offentlig sektor. Det skal ske gennem bedre styring af de statslige institutioners økonomi og it-projekter samt øget udbredelse af best practice og videndeling i den samlede offentlige sektor. Bedre økonomistyring er et strategisk fokuspunkt, der vil optage dagsordenen i 2011 – og også de kommende år.

Servicecentrene har til formål at fremtidssikre ministeriernes administrative funktioner. Foto: Mikkel Østergaard.

Overskriften for, hvordan Økonomistyrelsen arbejder med effektivisering af dansk forvaltning i 2011, er derfor: Effektivisering gennem centralisering og standardisering. Såvel af systemer som af processer.

CHARLOTTE MÜNTER