Grunnloven § 100 fjerde ledd slår fast at enhver har rett til innsyn i «statens og kommunenes dokumenter». I offentleglova 2006 § 3 heter det at «saksdokument» i offentlige organer er offentlige. Formålet med å gi allmennheten slik rett til innsyn er ifølge lovens § 1 å legge til rette for

«at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta».

Det er ikke så lenge siden offentlige dokumenter nærmest var ensbetydende med tekst på et stykke papir, gjerne i form av notater, brev, vedtak etc. Arkivering og journalføring var manuelle operasjoner, og det voldte ikke så store problemer å fastslå hva som var et dokument etter offentleglova. Den tiden er over, og snart vil det formodentlig tilhøre sjeldenhetene at man kommer over slike tradisjonelle dokumenter.

Utviklingen har over flere år gått i retning av at informasjon lagres på ulike digitale plattformer. Myndighetene kommuniserer og lagrer nå informasjon på stadig nye måter, og det er grunn til å tro at denne utviklingen bare vil skyte fart i årene som kommer. En realistisk målsetting er en fullelektronisk forvaltning.

Et resultat av utviklingen er at mengden av informasjon i norsk forvaltning stadig øker. Dette har selvfølgelig sammenheng med at forvaltningen har vokst i omfang, men vel så viktig er det at det er mulig å lagre og sende langt mer informasjon enn tidligere.

Digitaliseringen har medført at mye informasjon er blitt lettere tilgjengelig for folk. I tillegg til gode elektroniske journaler (offentlig elektronisk postjournal) finnes det andre effektive måter å søke etter informasjon på. Dette er en meget positiv utvikling. Tilgjengeligheten legger til rette for kunnskap og en opplyst offentlig debatt i tråd med offentleglovas intensjoner.

Utviklingen stiller oss imidlertid også overfor noen utfordringer. Hva er egentlig et offentlig dokument i vår tid? Vil nær sagt all lagring av informasjon medføre at det etableres et dokument, eller går det en grense et sted? Kan forskjellen fra tradisjonelle dokumenter bli så stor at hverken lovens formål eller lovgivers intensjon med rimelighet kan sies å favne så vidt?

Spørsmålet har dukket opp nærmest hver gang teknologien har åpnet for nye lagrings- og forsendelsesplasser, for eksempel for e-poster og SMSer. Historien viser at forvaltningen da til en viss grad har slept beina etter seg. Hensynene bak offentleglovas krav om åpenhet – slik de fremgår av § 1 – gjør seg selvfølgelig like sterkt gjeldende for disse dokumenter som for vanlige papirdokumenter, men holdningen har likevel ofte vært at «dette er noe annet». Mer enn en gjennomtenkt holdning til de rettspolitiske hensynene som ligger til grunn for Grunnlovens og offentleglovas regler, har nok dette hatt praktiske årsaker. Det har også vært vist til andre hensyn – slik som hensynet til sikkerhet, konfidensialitet, intern saksforberedelse, arbeidsmengde mv. – men alt dette fanges opp av unntaksbestemmelser i loven.

Da offentleglova 2006 ble vedtatt, hadde den teknologiske utviklingen allerede skutt fart, og lovgiver hadde gode forutsetninger for å forstå hva vi kunne vente i fremtiden. Lovgivers budskap var at vi fortsatt skulle ha et åpent samfunn, og at åpenheten skulle gjelde uansett plattform eller medium. Istedenfor å gå – den nokså håpløse – veien med å liste opp hvilke plattformer som skulle omfattes, ble det bestemt at dokumentbegrepet skal være teknologinøytralt, jf. for eksempel Ot.prp. nr. 56 (1999–2000) pkt. 4.6. Justisdepartementet så ingen rasjonell begrunnelse for at innsynsretten skal variere etter hvilket medium informasjonen er lagret på.

Lovteknisk ble dette gjennomført ved å definere dokumenter som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande», jf. § 4 første ledd. For at noe skal være et saksdokument, må det – litt forenklet sagt – være kommet inn eller lagt frem for organet, sendt ut av organet eller ferdigstilt av organet, jf. § 4 annet ledd.

Det er viktig at offentlig forvaltning er tro mot disse vilkårene, også for nye elektroniske plattformer som måtte dukke opp. Dersom praksis glir ut, i form av at innsynsretten ikke gis anvendelse på nye plattformer, vil vi kunne oppleve at informasjon som publikum rettmessig har krav på å få se, seiler under radaren – med de uheldige konsekvenser dette vil få for målsettingen om et åpent samfunn.

I den senere tid har problemstillingen oppstått for innkallinger og oppføringer i Outlook-kalendere. Slike kan inneholde mye informasjon, og de vil i mange tilfeller være saksdokumenter. Det kan foreligge grunner til å holde dem unna offentligheten; offentleglova gjør som nevnt unntak for dokumenter med nærmere angitt innhold. Men i mangel av slike unntaksbestemmelser må forvaltningen være lojal mot at lovgiver har bestemt at loven er teknologinøytral. Inntil Stortinget skulle bestemme noe annet, må det også gjelde andre elektroniske plattformer som måtte dukke opp.

I en tid med rivende teknologiske nyvinninger på kommunikasjonsfeltet kan vi ikke leve med at enkelte informasjonskanaler holdes utenfor offentlighetens innsyn. Resultatet vil i så fall bli et mer lukket samfunn, med de farlige ringvirkninger dette kan ha.